第四章 公文的格式
公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸。如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字，每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体和版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
一、版头
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。
【解析】
1.公文的格式：非常重要，一方面是考试常考，另一方面对大家上岸后的实际工作有帮助。
2.公文主要分为三部分，即版头、主体和版记，考试常考版头和主体（要素较多）。如图所示，公文首页红色的线是红色分割线，红色分割线上方的内容是版头，红色分割线的下方一直到公文末页黑色线（抄送上方）上面部分是主体，最后一部分是版记，相当于有头、身体、脚，非常完整。
3.版心：考试不会作为单独的知识点考查，但可能出现在选项中。写公文类似大家平时写作文，会在四周留有一定的页边距，在中间的“框”里写字，框中的内容就是版心。版头、主体、版记都在版心里，只有页码不在版心里。判断：页码在版心里（错误），原因：页码在版心之外。
1.份号
一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。
2.密级和保密期限
一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。
国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。
3.紧急程度
一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”；电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
【解析】
1.份号：一篇公文印了很多份，印制份数标号，即份号（印制份数）。
（1）写法：份号由 6 位阿拉伯数字组成，如份号是第 100 份，写为“000100”，不足 6 位的要添上虚位，凑足 6 位数。
（2）不是所有公文的版头都有份号，涉密公文应当标记份号，因为涉密公文有保密需求，日后泄露要追究责任。若将份号为 000001 发给甲机关，000002发给乙机关，经查是份号 000002 的公文泄露，要追究乙机关的责任。言外之意，若一份公文不涉密，则版头中无需写份号。
2.密级和保密期限：涉密公文除了写份号，还要写密级和保密期限。
（1）涉密公文的密级一共有 3 种，即秘密、机密、绝密。干扰项：没有私密、特密、保密。考查密级区分：从形容词对应的角度区分。
①秘密文件：含有一般的、普通的保密事项，若公文内容泄露了，会给国家带来一般的、普通的损害，对应秘密公文。
②机密文件：保密程度比秘密升级，含有重要的保密事项，泄露会给国家带来严重损害。
③绝密文件：公文中含有最重要、特别重要、非常重要的保密事项，泄露会带来最严重、特别严重、非常严重的损害。
（2）保密期限：如图所示公文，密级是机密，公文不是永久保密，涉密公文有保密有期限，如图 1 年就是保密期限，可以自己规定保密期限。有些公文没有写保密期限，没有连接符五角星，只写了机密，并非永久保密，按照默认最高保密年限，即秘密 10 年、机密 20 年、绝密 30 年，记忆等差数列。
3.紧急程度：如公文中标注“特急”，是公文紧急程度的一种。若一篇公文的内容特别紧急，标特急；一般紧急标加急即可，只有特急和加急两种，不紧急则不标注。干扰项：急件、着急、十万火急等。
（1）实际工作中，有些机关单位的文字材料是用电报的形式发出，如山东人民发来贺电、XX 大使馆发来贺电，贺电就是电报的一种。电报紧急程度：特提（立刻、刻不容缓作出处理）、特急、加急、平急，四者紧急程度按照先后顺序逐渐递减，不紧急则不标注。
（2）公文和电报共同的紧急程度是特急、加急。注意：特提和平急是电报的专属，公文没有这两种紧急程度。
4.注意：前三个要素并不是所有公文都要写，涉密公文需要有份号、密级和保密期限，若是紧急的公文要写紧急程度，如果公文不涉密、不紧急，则无需写这三个要素。
4.发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
【解析】
1.发文机关标志：标注星级考点，如左图所示，“XXXXX 文件”是发文机关标志，公文俗称红头文件，因为此处是红色。
2.考点：
（1）写法：
①发文机关全称或者规范化简称+“文件”二字。如“中国共产党中央委员会”是全称，“中共中央”就是规范化简称。
②“文件”二字可以省略。
（2）联合行文：多个机关联合发文。如图所示，交通运输部与其他部门联合行文，交通运输部是牵头单位，是主办方/主办机关，其他机关是协办方/协办机关。联合行文的发文机关标志有两种写法：
①全写：主办方在前，协办方在后（协办方不分先后顺序，按照笔画数或者首字母顺序都可以），即“主前协后”。
②只写一个：主办方。发文机关特别多，可以不用全部写上去，可以只写一个，即只写主办方。
（3）判断：联合行文的情况下，必须出现主办方（正确），原因：不管是全写还是只写一个，都有主办方。
5.发文字号
由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
【解析】
发文字号：发文机关标志下空 2 行，相当于公文的身份证号。比如国办发〔2021〕12 号是一个发文字号，由三部分组成，按照顺序依次是机关代字+年份+发文顺序号（不能调换顺序）。
（1）机关代字：一般是发文机关文秘部门为本机关所有部门编制的规范化缩写，加上发、函等，如“国办发”指国务院办公厅发公文。
①“XX 发”对应上级机关发给下级机关。
②“XX 呈、报”是下级机关给上级机关发文，如“鲁政呈/报”。
③“XX 函”是平级机关或不相隶属机关行文，如“川府函”。
④还可以写“川府”、“国办”。
（2）年份（常考）：如〔2021〕，不加“年”、不能用汉字写“二零二一”。外面要加六角括号，小括号、中括号、花括号都错误。
（3）发文顺序号：国务院办公厅一年要发很多次公文，第一次发公文是 1号，第二次发公文是 2 号，以此类推，第几次发公文就写几号，如 12 号是第 12次发公文，不能写第 12 号，也不能设虚位，如 012 号，也不能直接写 12，要加上“号”。
（4）注意：一份公文只有一个发文字号（单选题），发文字号相当于公文的身份证号，每个人只有一个身份证号；联合行文也只有一个发文字号，用主办方的发文字号。
6.签发人
上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。联合行文时标注所有联署机关签发人姓名。
【解析】
签发人：
（1）如图所示，公文的标题是“XXX 关于 XXX 的请示”，请示是上行文，上行文应当标注签发人姓名，言外之意，公文是发给下级或者平级，则无需标注签发人姓名。
（2）位置：签发人写在右侧，后空一字写签发人，找单位负责人签字，名字是签发人。名字和名字中间不用标点符号，空一格即可，一行最多两个，若有三个人，第三个人和第一个人的名字对齐即可。
（3）如图所示“成县人民政府办公室文件”，发文字号居中。如图所示“深州市规划和国土资源委员会文件”，该公文属于上行文，需要在版头里写签发人，签发人居右，发文字号居左（左空一字），一左一右正好对称。
（4）签发人有多个，发文字号与最后一个人的名字保持在同一行。
【注意】
常考发文机关标志、发文字号、签发人。
二、主体
公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。
1.标题
（1）由发文机关名称、事由和文种组成。一般用 2 号小标宋体字，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（2）标题由发文机关名称、事由、文种组成，其中文种是中心词，不可省略。
（3）完整的标题只有一个介词“关于”。
（4）标题中可以使用标点符号。
【解析】
1.正常写文章一般要先写标题，主体中第一个要素是标题。
2.公文标题：由三部分组成，发文机关名称+事由+文种。比如《国务院关于实施动产和权力担保统一登记的决定》。
（1）发文机关名称：国务院。
（2）事由：实施动产和权力担保统一登记。
（3）文种：决定。
（4）若单纯将“发文机关名称+事由+文种”叠加在一起不通顺，故发文机关和事由中间写介词“关于”，事由和文种之间加虚词“的”，这样才形成一个完整的公文标题。
【解析】
1.标题常见考法：
（1）可拆行排成梯形或菱形，回行时做到词意完整：
①梯形：如图，上长下短倒梯形、下长上短正梯形均可。
②菱形：只要满足两边短（不要求一样短）中间长的情况即可。
③不能是长方形、正方形。
④回行要做到词意完整：如上图第一个标题，若将“务”写在第二行则不行，同一个词要出现在同一行。
（2）标题：发文机关+事由+文种。文种是中心词，不可省。
①《关于做好 2016 年度高级会计师资格第一评审委员会评审通过人员公示工作的通知》，这份公文标题省略了发文机关，发文机关可以酌情省略，即便不写也知道这篇公文是谁发的，即广东省财政厅发的。
②标题只有“通告”（15 个法定文种之一）二字，省略了发文机关+事由。事由其实就是对整篇文章内容的概括、总结，看完整个文章就能知道，发文机关和事由都可以酌情省略。
③注意：文种是中心词，一定不能省。发文机关和事由都是用来修饰、限定文种这个中心词的。
（3）完整的标题有且只有一个“关于”：避免句式不完整、句式冗杂。
①如图第一个标题，国务院办公厅加强就业工作的通知，应该写成国务院办公厅关于加强就业工作的通知。
②有些公文是转发、印发别人的，如图第二个标题，国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情联防联控机制印发了一个工作方案的通知，这个方案没有介词“关于”，可以正常在发文机关之后、印发之前写“关于”。
③如图第三个标题，该意见中有“关于”，此时无需再加“关于”。若写成“关于印发《关于 XXX》的通知”，句式冗杂，此时省略自己的“关于”，别人文件中的“关于”不能动。
（4）标题中标点符号的运用：标题尽量简洁，能不使用标点就不使用。
①公文标题中引用了相关的法律、法条、书刊、报刊，用书名号即可。
②公文标题中出现含有特定含义的词语，如“一带一路”、“两学一做”、“三个代表”、“四个全面”、“五位一体”、“六稳六保”、“十四五”等，此时用双引号，若外面有双引号，则用单引号。
③需要对一个东西解释、说明，比如方案是什么时候实施，用小括号； 2021——2022，可以使用破折号。
④事由中出现并列成分，用顿号。
⑤发文机关出现并列成分空一格或换行，比如山东省人民政府和山西省人民政府，空一格或换行均可。
⑥注意：公文标题中一定不能使用逗号；冒号、句号、感叹号也不能使用，但考试没考过。
2.主送机关
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
主送机关统称的排列原则：先高后低、先外后内、党政军群。
【解析】
1.主送机关：公文发给谁，主送机关是对公文负有办理和答复责任的机关。写法：主送机关应当写机关全称、规范化简称或同类型机关的统称。
（1）公文首页必须出现正文，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（2）若主送机关很多，同一个类型的可以写统称，给一些单位起统一的称呼。例如山东省政府要给辖区内 17 个市和 137 个县级单位共 154 个地方发公文，此时无需一一写出来，直接写“各市、县人民政府：”即可。
2.统称排列原则：
（1）先高后低：主送机关中同时出现级别高、级别低的单位，先写级别高的单位，再写级别低的单位，如“各市、县人民政府：”。
（2）先外后内：主送机关的级别相同，如省政府下面的各市政府、各职能部门（如教育厅、公安厅、财政厅），为同级。省直各单位和省政府更亲近，是“内”，各市政府是“外”，要先写各市政府。
（3）党政军群：主送机关中若同时出现党的机关、政府的机关、军队、人民团体、政协，按照“党政军群”的顺序往下排，党的光辉照亮一切。
3.正文
公文首页必须显示正文，一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
（1）文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（2）正文引用公文，先引用标题，后引用发文字号。
（3）正文的起首语：时间式、原因式、目的式、根据式、引文式。
（4）正文的结束语：
函：特此函询/达；如蒙惠允，不胜感荷。
请示：当否，请批示；妥否，请批复。
【解析】
1.层次序数：记住先后顺序“一、”“（一）”“1.”“（1）”。如图，公文中第一个层次是“一、”，第二个层次是“（一）”，第三个层次是“1.”，第四个层次是“（1）”。
2.正文引用其他公文：先引用标题、后引用发文字号，都要引用，且有先后顺序。
3.结语写法：不同公文对结束语的要求不同。
（1）函：平行文，语气要谦和得体。结语可以写“特此函询、达”、“如蒙惠允，不胜感荷”（如果能得到您的允许，我会特别感激）。
（2）请示：上行文，有求于上级，稍微卑微一点的语气，如“当否，请批示”、“妥否，请批复”，不能 促、命令上级。错误写法：“请速速批复”、“请务必于 X 月 X 日前批复”。
（3）注意：公文用语可以适当使用文言句式/词组，如“如蒙惠允，不胜感荷”、“当否”“妥否”。
4.公文附件的顺序号和名称
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
【解析】
1.附件说明：如“请参照 XX 名单（见附件 1）”，正文结束，有需要附带说明的事项，此时要写附件说明，即文章后面有材料要附带，先在正文后面做个目录，说明每个材料的标题是什么。写为“附件：”“1.”“2.”，后接附件名称。
2.考点：
（1）附件顺序号如“1.”“2.”。若只有一个附件，则无需写附件顺序号，只需把附件名称写下来即可。
（2）附件名称后不加任何标点符号。
5.发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
【解析】
公文落款：发文机关署名（全称或规范化简称）、成文日期、印章。
6.成文日期
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编为 01）。
公文加盖印章时，成文日期一般右空四字编排。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
【解析】
成文日期（星级考点）：
（1）写法：如图，日期正确写法为 2012 年 7 月 1 日，即成文日期是阿拉伯数字+年月日。
（2）位置：右空四字。
（3）成文日期有两种情况：
①会议通过的日期：有些机关单位发文需要开会通过，如决议，此时以会议通过的日期为成文日期。
②机关负责人签发的日期：不是每发一个公文都要开会，大多数公文是负责人签发的。若是一个机关就是哪天签发哪天成文；若是多个机关联合行文，A 机关的负责人是 2 月 8 日签发的，B 机关的负责人是 2 月 12 日签发的，此时要以最后一个负责人签发的日期作为成文日期，即 2 月 12 日为成文日期。
7.印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。
【解析】
1.印章位置：如图，印章上不压正文（与正文保持的距离是小于一行，防止有人加内容），下压成文日期，即“骑年盖月”。
2.不是所有公文都要盖章，如电报；有特定发文机关标志的普发性公文，直接在电视、报纸、媒体上公开发表，如警情通报，直接与百姓见面，不用盖章；纪要。判断：所有公文都要盖章（错误）。
3.若是多个机关联合行文，如图，所有机关都要署名和盖章，出了事情谁都跑不了。章与章之间不能相切、相交，要相离，一行最多盖三个章。成文日期在最后一个章的地方。
8.附注
公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
【解析】
附注：用来说明文件发放传达方式、范围，如“（此件主动公开）（此件发至县级）”，写在成文日期左下方。
9.附件
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
【解析】
1.附件说明起到目录作用，附件是公文正文的补充说明。
2.附件和正文具有同等效力。判断：附件的效力不及正文（错误）。
3.附件在版记之前。
三、版记
公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
1.抄送机关
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
2.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01），后加“印发”二字。
版记常见考法：
1.版记中无“主题词”要素
2.抄送机关指需要了解、知晓公文内容的机关
3.印发机关一般是发文机关的办公厅（室）
4.印发在成文之后
【解析】
1.版记：考查较少。包括抄送机关、印发机关、印发日期。
2.常见考法：
（1）版记中无“主题词”要素：2012 年之前有，现在已经删除，主题词指关键词，现在只要出现主题词就是错误的。
（2）抄送机关：指需要了解、知晓公文内容的机关。好比写邮件，身体生病需要请假，给导师发送邮件，导师具有答复、办理责任，是主送机关，可能有必要让辅导员知道，抄送给辅导员，辅导员无需回复、干活，只需要知道。
（3）印发机关一般是发文机关的办公厅（室）：如河北省政府办公厅、邯郸市政府办公室。
（4）印发日期在成文日期之后：先成文，之后才可能拿去印。
四、页码
公文页数顺序号，编排在公文版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码居左空一字。
【解析】
1.页码：在版心之外。
2.考点：单页码居右空一字，双页码居左空一字。现在是双面印刷，若页码都写到同一侧，则装订时有一面页码会被装订进去。
【解析】
字体字号总结：掌握一般公文使用的是 3 号仿宋即可，学有余力可以看下其他的要求。